Бухгалтерский день ресторанной компании: от Диадока до 1С без участия человека
Представьте одну ресторанную компанию. Несколько точек, склад, своя бухгалтерия. Каждый день на точки приезжает товар, и за каждой поставкой едет бумага: накладная, счёт, счёт-фактура или УПД. Одна часть приходит электронным обменом через Контур.Диадок или СБИС, другая почтой, третья фотографией в рабочий чат точки. Вот как выглядит бухгалтерский день этой компании, когда весь цикл идёт сам, день в день, и человек нужен только там, где решение.
Утро. Документы собраны отовсюду. Помощник читает Диадок и СБИС, бухгалтерский ящик и чаты точек. Каждый документ опознан: вид, поставщик, номер, дата, ИНН проверен контрольной суммой, суммы и НДС прочитаны по строкам. Страницы одного акта, пришедшие тремя письмами, склеены в один файл. Накладная, которая приехала и через Диадок, и фотографией в чат, лежит одной записью: склейка идёт по содержимому, а не по имени файла. Скан из почты или чата сверен с документом в обмене: номер, дата, суммы, количество строк. Разошлись, и это первая строка в очереди на решение.
День. Приёмка на точке. Помощник проверяет, что накладную приняли сотрудники точки в Доксинбоксе. Не приняли, а документ есть, он просит принять в чате той точки, к которой относится склад. Тишина третий день, напоминание уходит в чат точки с номером и датой накладной. Дальше выгрузка в iiko: накладная ушла из Доксинбокса в учёт склада, номенклатура и единицы сопоставлены, дата стоит по факту получения товара. Несопоставленная строка не теряется: помощник называет её и спрашивает кладовщика или бухгалтера одним вопросом, ответ запоминает и в следующий раз не спрашивает.
Учёт. Документ заведён в 1С с датой поставщика, скан прикреплён к поступлению. Суммы, НДС и контрагент в 1С совпадают с документом из обмена и со сканом. Поставщик новый, и контрагент заведён до того, как его первая накладная легла в учёт. Одна и та же накладная проверяется в трёх системах: Доксинбокс, iiko, 1С, и в каждой стоит то же, что в документе. Разошлось, строка в очередь с названной причиной.
Деньги. По счетам и накладным собраны платёжки. Перед каждой проверено, не оплачивали ли этот счёт раньше. Отсрочка посчитана от даты накладной, а не от дня, когда товар приехал. Подпись и отправка в банк остаются за человеком: это единственный шаг цикла, где помощник готовит, а не делает.
Контроль. К накладной в срок не пришёл счёт-фактура, и это названо в тот же день. Акт сверки от поставщика сведён с реестром построчно в обе стороны, расхождения с причиной. Поставщик поднял цену на позицию, и это ушло в чат контроля цен с прошлой и новой ценой. Вечером одна строка в чат владельцу: сколько документов за день, сколько сошлось во всех системах, что ждёт решения.
Человек в этом цикле нужен один раз, там, где решение: незнакомая номенклатура, расхождение между сканом и обменом, новый контрагент, подпись платёжек. Всё остальное идёт само, день в день, и сошедшееся на экран не попадает вовсе. На экране только очередь, и у каждой строки названа причина.
Теперь честно, что из этого стоит сегодня и что мы строим. С августа 2026 года на живых документах двух бухгалтерий работает сбор из почты, СБИС и рабочих чатов, опознание документа, склейка страниц, одна запись на два канала, возможные дубли, накладные без счёта-фактуры, акты сверки в обе стороны, новый контрагент отдельной строкой, правило, сказанное словами, и очередь того, что ждёт решения. Больше трёх тысяч записей первички и почти двести открытых вопросов в очереди на середину октября. Приёмка в Доксинбоксе, выгрузка в iiko с сопоставлением номенклатуры, заведение в 1С и сверка документа между системами и сканом строятся, и ровно в этом порядке. Цикл, описанный выше, мы собираем из этих кусков, и каждый новый кусок появляется у клиента без переписывания сценария.
Если у вас ресторанная компания и первичка приходит через Диадок, СБИС, почту и чаты, пришлите один день документов. Покажем, что из него соберётся само и что встанет в очередь на решение.