Одна бухгалтерская смена на трёх компаниях
Одна и та же бухгалтерская работа у трёх компаний, и у всех трёх она устроена по-разному. У двух мы её ведём: с августа по почте, с конца сентября через СБИС. У третьей пока разбираем маршрут. Рассказываю, где помощник уже работает, где он кончается, и что мы из этого поняли.
Работа одна: ресторан каждый день принимает товар, за товаром едет бумага. Накладная, счёт, счёт-фактура или УПД. Бумагу надо собрать из всех мест, куда она пришла, опознать, свести со складом, внести в учёт и оплатить. На пять точек это сотни документов в месяц. У бухаутсорса, который ведёт несколько таких групп, это смена на каждого клиента, ежедневно.
Первая компания. Бухаутсорс «Фин Рай» и его клиент «Гурмэ Ланч». Первичка приходит почтой в бухгалтерский ящик. Помощник читает ящик только на чтение, опознаёт документ, склеивает страницы одного акта из разных писем в один файл, отсекает то, что бухгалтер велел не брать, и кладёт архив по каждому складу в папку. Оттуда бухгалтер грузит его в 1С одним действием. С 17 августа по 16 октября так уехало 205 архивов, 617 документов, по шести складам, за 50 дней выдачи. Первая пачка без единой руки ушла 19 августа.
Вторая компания. Тот же «Фин Рай», клиент «Мидийное место» в Красноярске. Тот же помощник, другой вход: документы идут электронным обменом через СБИС, помощник забирает их сам с 24 сентября. У этого клиента у бухгалтера есть рабочий чек-лист смены из восьми шагов, и по нему хорошо видно, где помощник кончается. Первый шаг, собрать документы из четырёх чатов, почты и СБИС, он делает. Второй, внести в 1С с датой поставщика, делает бухгалтер: в 1С помощник не заходит. Третий, платёжки и проверка, не оплачен ли счёт раньше: помощник ловит дубль документа, когда у двух записей совпали поставщик, сумма и дата, а вот дубль платежа не ловит. Шаги с четвёртого по седьмой идут через Доксинбокс, iiko и банк-клиент, восьмой, скрин цен в чат, тоже остаётся за человеком. Туда у платформы входа нет, и мы так и говорим.
Третья компания. Ресторанная группа «МНС Групп», своя бухгалтерия, пять точек. Стек чужой: Диадок, Контур.Маркет, iiko. Накладных около тысячи в месяц, по оценке сотрудницы, не по замеру. Боль конкретная: Маркет помнит прошлый коэффициент упаковки, а упаковка меняется, и примерно треть строк надо проверять глазами, тоже на глаз, не по замеру. Здесь мы помощника ещё не поставили. Написан протокол одного прохода: взять одну накладную с проблемной строкой, провести её по существующему маршруту до сверенного документа в iiko, спрашивая бухгалтера в чате только о том, чего не знает ни один справочник. Доступов пока нет, кода нет.
Что общего у трёх историй.
Сначала про границу. Помощник не заходит в учётную систему, не подписывает документы, не пишет наружу от имени компании и не отправляет платёжки в банк. Это не «пока», это устройство. Всё, что упёрлось в решение человека, он ставит в очередь с названной причиной. На 18 октября в этой очереди 191 строка на двух клиентов: отсечённые правилом счета, отправители без склада, нечитаемые снимки, новые контрагенты, расхождения актов сверки, накладные без счёта-фактуры. То, что сошлось, в очереди не появляется вовсе.
Теперь про реестр. За два месяца помощник положил 3411 записей первички. Носителей по каналам больше, чем записей: СБИС 2796, почта 598, рабочие чаты 81, потому что один документ, пришедший двумя каналами, лежит одной записью с двумя носителями. Склейка идёт по содержимому, а не по имени файла.
И про каталог. У помощника 18 сценариев записями: 16 в статусе «работает», 2 строим, и 13 из шестнадцати предъявлены прогоном на реальных документах по замеру 16 октября. Новый сценарий заводится словами бухгалтера, а не нашим релизом: «счета на оплату в архив не клади» применяется со следующего разбора, и в карточке видно, чему он научился.
Главный вывод не про ИИ. Из восьми шагов смены помощник закрывает первый целиком и кусок третьего. Остальное живёт в системах, куда мы не заходим, и в решениях, которые принимает человек. Честная карта «что делает помощник, что бухгалтер, чего не делает никто из нас» оказалась полезнее любого обещания про автоматизацию. По ней видно, что перестаёт делать бухгалтер уже сегодня: обходить почту и СБИС по утрам. И что остаётся: смотреть очередь.
Если у вас своя бухгалтерия или аутсорс и первичка приходит почтой, через СБИС или в чаты, пришлите одну пачку. Покажем, что из неё соберётся и что встанет в очередь.